Suchen, verlieren und wieder Suchen... Millionen Deutsche verschwenden Zeit am Arbeitsplatz

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Optimal wäre es, am Arbeitsplatz läuft es wie am Schnürchen, man weiß sofort, wo alles zu finden ist und kann durch eine effektive Arbeitsweise beim Chef glänzen. Aber mal ganz ehrlich, bestimmt jeder Büromitarbeiter kennt genau die andere Situation: Die Arbeit wächst einem über den Kopf, der Stress ist groß und dadurch wird das Chaos im Büro auch immer umfangreicher. Meist hat man für Aufräum- und Ablagearbeiten wenig bis gar keine Zeit, bzw, diese scheinbar nebensächliche Tätigkeit geht einfach unter.

Die eigentlich so wichtige Ordnung bleibt also auf der Strecke. Falls man es dann doch mal zwischendurch geschafft hat, den Schreibtisch zu entrümpeln, stapeln sich schon die nächsten Aufgaben und die gerade neu-gewonnene Ordnung löst sich meist ganz schnell wieder auf. Dabei wäre es natürlich jetzt sehr wichtig, man würde sie dauerhaft beibehalten können.

Ausreden gibt es jede Menge

Manch einer behauptet ja, er beherrscht sein Chaos und das sei ihm wichtiger als die Ordnung. Manche gehen auch soweit, dass sie sagen, dass wenn sei aufgeräumt haben, sie nichts mehr wieder finden. Vielleicht kann man das im Privatleben tatsächlich so handhaben, aber am Arbeitsplatz sollte man tatsächlich besser aufpassen, dass die Unordnung nicht sogar zum Karriereknick führt. Denn man kann wirklich Produktivitätsprobleme bekommen, wodurch man viel Zeit oder auch wichtige Papiere verlieren kann. Man darf auch nicht vergessen, welchen Eindruck man bei seinem Vorgesetzten mit einem solchen Verhalten macht. Schnell kann es passieren, dass man als unorganisiert abgestempelt wird. Dumm läuft es zum Beispiel dann, wenn man im falschen Moment etwas dringend Benötigtes nicht findet oder es sogar vergisst. Wenn hier ein wichtiges Dokument durch die eigene Schuld in falsche Hände gerät, kann das sogar schnell zu einer Abmahnung führen. Im Folgenden daher einige Tipps und Hinweise, wie man es besser machen kann.

Die Ablage

Mit dem richtigen Ordnungssystem könnte einem das auch schon gelingen. Wichtig ist es, dass man sich ein festes Ablagesystem für eine bessere Übersicht zulegt. Dabei sollten laufende und bereits erledigte Arbeiten in jeweils getrennte Ablagen kommen. Für eine bessere Organisation bieten sich Planer an, in denen das wichtigste notiert werden kann. Viele Post-It-Zettel sind dagegen nicht zu empfehlen. Nutzt man dagegen einen Planer und wird dieser ein ständige Begleiter, hat man so immer wichtige Infos und Termine sofort parat. Bei der Ablage sollte man darauf achten, dass Dinge, die man am Tag öfters benötigt auch in Reichweite sind. Alles andere sollte vom Schreibtisch verschwinden und in einer bestimmten Schublade oder in einem Regal aufgehoben werden. Nur sollte man darauf achten, dass aus den Augen nicht auch gleich aus dem Sinn bedeutet. Helfen können dabei beispielsweise Hängeregister, Ordner oder Trennkörbe. Zum Beispiel kann man sich beim OTTO Office Shop für eine gute Ordnung im Büro viele Anregungen holen und etliche Hilfsmittel dafür finden.

Alles sollte einen festen Platz haben

So Manches wird direkt einfacher werden, wenn alles seinen festen Platz hat. Das ermöglicht es, dass man nur noch automatisch danach greifen kann, ohne lange überlegen oder danach suchen zu müssen. Natürlich muss dafür auch jedes Mal nach der Benutzung die Sache wieder an diesen Platz zurückgelegt werden.

Kleinkram gehört nicht auf den Schreibtisch

Wer seinen Arbeitsplatz nun entrümpelt und gut organisiert hat, sollte noch einmal einen Blick auf den Schreibtisch werfen. Denn hier sollte der Kleinkram, wie Textmarker, Tacker, Locher, Kleber oder Notizblöcke nur in der Schublade und nicht auf dem Schreiberisch aufbewahrt werden. Auch so kann man mit einem Griff das benötigte Büromaterial in der Hand haben und trotzdem die Schreibtischfläche frei halten. Auch ein Schreibtisch-Organizer kann eine große Hilfe dabei sein, dass nicht zu viel Kleinkram lose auf dem Schreibtisch herumliegt.

Eine Ordnerstruktur erstellen

Dokumente die abgelegt werden sollen, müssen systematisch sortiert werden und in thematische Ordner abgeheftet werden. Auch innerhalb des Ordners muss diese Ordnung weiter gehen. So kann man einzelne Dokumente schneller einsortieren und diese natürlich auch wieder schneller finden. Hier können alphabetische oder nummerische Register, Trennblätter und Etiketten in unterschiedlichen Farben helfen.

Es gibt da auch noch eine Idee, die aber leider in Deutschland nicht sehr oft zum Einsatz kommt: Gemeint ist der mobile Arbeitsplatz. Jeder Mitarbeiter hat dabei einen eigenen Rollcontainer. In diesem sind alle persönlichen Arbeitsmittel verstaut. Wenn jeder Mitarbeiter nun öfters in der Woche den Arbeitsplatz wechselt, hat es er alles was persönlich benötigt immer mit dabei und der stetige Arbeitsplatzwechsel sorgt dafür, das der Arbeitsplatz automatisch aufgeräumt und sauber bleibt.

Was analog Sinn macht, gilt auch digital

Nicht nur das rein physische Arbeitsumfeld sollte auf Vordermann gebracht werden. Gleiches gilt natürlich auch für den PC, welcher für die meisten Büroarbeiter wohl das Arbeitsmittel Nummer 1 ist. Hier sollten ebenfalls Ordner oder Shortcuts angelegt, nicht mehr benötigte Dateien gelöscht oder archiviert, sowie ganz einfach der Desktop aufgeräumt und vom Datenmüll befreit werden. So spart man sich am Rechner arbeitend ebenso wertvolle Zeit ein, wie es auch bei sonstigen Angelegenheiten im Büro der Fall ist.

Eine To-do-Liste anlegen

Die Idee ist es hier, eine Liste zu erstellten, auf der alle Dinge stehen, die am Tag oder einer anderen fest definierten Zeiteinheit erledigt werden sollen. Mit einer entsprechenden Liste kann man schlichtweg dafür sorgen, sich seine bevorstehenden Tasks nicht ständig wieder in Erinnerung rufen zu müssen. Diese kann man analog oder auch digital anfertigen. Alles was erledigt ist, erhält ein Häkchen oder wird durchgestrichen. Auf einen Blick erkennt man, was geschafft ist und was noch erledigt werden muss. So sieht man auch gleich, wie es am nächsten Tag weitergehen kann und teilt sich zudem seinen großen Berg bevorstehender Arbeit in kleine zu bewältigende Häppchen ein. Natürlich kann auch eine To-do-Liste nicht nur analog, sondern auch digital geführt werden. Speziell dazu gibt es mitunter auch Apps oder Software.

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