OBERPFALZ. Egal ob Unternehmen oder private Haushalte - die steigenden Preise stellen definitiv eine Belastung für alle dar. Gerade für Betriebe ist es daher aktuell so relevant, sämtliche Zahlungsflüsse als auch die verursachenden Gründe der Ausgaben genauestens im Überblick zu haben. Denn nur so können effektiv Ressourcen und Kosten, trotz steigender Preise, eingespart werden. Wie dies genau funktioniert und worauf man dabei achten muss, wird im Folgenden erläutert.
Ein Kostenbewusstsein schaffen
Viele Kostenstellen in einem Unternehmen sind aktuell von den steigenden Preisen betroffen, so unter anderem auch:
- Rohstoffe
- Energiekosten
- Miete
- Logistik
Dies stellt leider ein großes Risiko für Betriebe und deren fortlaufende Existenz dar, weshalb sie jetzt und zukünftig so profitabel wie möglich handeln müssen. Dies bedeutet, sämtliche Ausgaben genauestens im Blick zu haben, an gegebene Situationen anzupassen, keine Budgets zu überschreiten und ein grundlegendes Kostenbewusstsein innerhalb der Unternehmenskultur zu schaffen. Des Weiteren ist es wichtig, nachhaltige Strategien zur Kostensenkung zu etablieren, die nicht nur vorrangig Führungskräfte und das Finanzteam betreffen, sondern jeden einzelnen. Um dies zu erreichen, muss eine Transparenz bezüglich Kosten und deren Auswirkungen eingeführt werden. Dafür muss das Finanzteam abteilungsübergreifend fundierte Finanzdaten analysieren und kommunizieren. So werden in Folge Einschränkungen und Reduzierungen besser nachvollzogen, wodurch sich beispielsweise bei Geschäftsreisen eine geringere Reisekostenabrechnung ergibt. Zum Einführen eines erhöhten Kostenbewusstseins können außerdem regelmäßige Meetings, Schulungen oder Workshops helfen, die speziell auf Schwachstellen im Unternehmen zugeschnitten sind.
Optimierung und Automatisierung von Prozessen
Einen großen Einfluss auf die Kostenreduzierung kann die Optimierung und Automatisierung von Prozessen haben. Denn selbst wenn Arbeitsabläufe bisher zufriedenstellende Ergebnisse geliefert haben, gibt es stets noch weiteres Verbesserungspotential zu finden. Langfristig gesehen können so Ressourcen eingespart, ineffiziente Prozesse eliminiert und somit die Produktivität erhöht werden.
Hinweis: Wichtig bei einer Kostenreduzierung ist allerdings, dass es dadurch zu keinen Einbußen der Qualität kommt!
Ein weiterer Vorteil der Automatisierung ist, dass sich dadurch ebenso die Fehlerquote senken lässt. Denn Missgeschicke haben meist finanzielle Auswirkungen zur Folge. Dank des Einsatzes von digitalen Tools lassen sich ebenfalls Zeitersparnisse, beispielsweise bei der Rechnungsfreigabe oder dem Ausgabenmanagement, erreichen. Solche Softwares werden in der Regel überwiegend über Abonnements abgewickelt, wobei hier das Problem entstehen kann, dass man irgendwann über die abgeschlossenen Mitgliedschaften und somit auch über die anfallenden Kosten den Überblick verliert. Im Zuge von Umstrukturierungen kann es zudem passieren, dass Abos doppelt vorhanden sind, parallel laufen oder gar nicht mehr genutzt werden. Deshalb bedarf es einer regelmäßigen Überprüfung aller vorhandenen Abonnements in einem Unternehmen, da sich diese Kostenstelle so stark reduzieren lässt.
Freigaberichtlinien überarbeiten
Freigaberichtlinien dienen als ein wichtiges Instrument zur Steuerung und Kontrolle von unternehmensbezogenen Ausgaben. Dabei werden vor allem diese Dinge definiert:
- Welche Kosten sind zulässig?
- Wer genehmigt den Antrag?
- Welche Prozesse sind für die Erfassung und Abrechnung erforderlich?
Deshalb ist es vor allem aktuell so relevant, diese Freigaberichtlinien zu überprüfen und optional anzupassen. Allerdings ist dieses ganze Verfahren mit viel Arbeitsaufwand verbunden, weshalb hier häufig technische Tools zum Einsatz kommen. Ausschlaggebend ist es zudem, dass diese Richtlinien klar und verständlich in einem Unternehmen mitgeteilt werden und vor allem konsistent sind. So lassen sich nämlich Missverständnisse und Fehlentscheidungen leichter verhindern und gleichzeitig Kosten einsparen. Für mehr Transparenz bei getätigten Zahlungen können außerdem Firmenkreditkarten behilflich sein, da man dabei jede Transaktion in Echtzeit zurückverfolgen kann.
Kostengünstigere Alternativen für Mitarbeiterbenefits
Für ein gutes Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis sind sogenannte Mitarbeiterbenefits ausschlaggebend. Dadurch kann man nämlich nicht nur treue Angestellte gewinnen, sondern auch motivieren und langfristig binden. Jedoch verursachen diese zusätzlichen Goodies Kosten, weshalb diese geprüft, hinterfragt und eventuell mit kostengünstigen Alternativen ersetzt werden sollten. Wichtig dabei ist es, vorab herauszufinden, welche Benefits besonders beliebt sind und den Arbeitnehmern ein Mitspracherecht zu geben. Häufig gibt es ebenso die Möglichkeit von flexiblen Leistungspaketen, bei denen sich jeder Angestellte die passenden Zusatzleistungen aussuchen kann.
Vorhandene Verträge überprüfen
Grundsätzlich ist ein Unternehmen auf die Zusammenarbeit mit Externen, wie Lieferanten oder weiteren Dienstleistern, angewiesen. Damit man daher sichergeht, dass man wettbewerbsfähige Konditionen erhält und ein mögliches Einsparpotenzial ausschöpft, müssen ebenso die abgeschlossenen Verträge hin und wieder kontrolliert werden. Auch wenn eine Partnerschaft bereits seit mehreren Jahren besteht, kann es zudem nicht schaden, sich alternative Angebote einzuholen und weitere Optionen abzuwägen. Bevor so ein Schritt aber gewagt wird, ist es ratsam, das Gespräch mit dem jeweiligen Partner zu suchen und nach besseren Vertragsbedingungen zu fragen. Womöglich ergibt sich daraus eine Win-win-Situation für alle Beteiligten.
Fazit
Außergewöhnliche Situationen erfordern außergewöhnliche Maßnahmen. So ist es auch für Unternehmen bezogen auf die aktuell steigenden Preise. Damit es nämlich zu keinem bösen Erwachen kommt, muss jetzt gehandelt werden. Dabei ist es förderlich, ein grundlegendes Kostenverständnis innerhalb der Unternehmenskultur zu schaffen, mehr Transparenz über Betriebsaufgaben zu bieten und offen mit Mitarbeitern über diese Angelegenheit zu sprechen. Noch dazu können Prozessoptimierungen und -automatisierungen zu Ressourcen- und Kostenersparnissen führen. Ebenso ist es wichtig, Freigaberichtlinien, abgeschlossene Abonnements und bestehende Verträge regelmäßig zu prüfen. So lassen sich Ausgaben trotz steigender Preise reduzieren, ohne dass Produkte oder Dienstleistungen an Qualität verlieren.
