Ein Unternehmen erfolgreich zu verwalten, ist zweifellos eine sehr komplexe Mammutaufgabe. Im Mittelpunkt stehen meist wichtige Kennzahlen wie Gewinn, Absatz und Leistung. Gleichzeitig besteht jeder Betrieb aus einzelnen Individuen, deren Bedürfnisse nicht vernachlässigt werden dürfen. Noch dazu kommt, dass Arbeitsabläufe möglichst reibungslos ablaufen sollen. Dies alles unter einen Hut zu bekommen, klappt nicht immer.
Durch lange Kommunikationswege gehen wichtige Informationen oder Daten verloren. Falsche Strukturen oder festgefahrene Arbeitsweisen lassen im schlimmsten Fall nur wenig Spielraum für Innovation. Wie ist es also möglich, verschiedene Ziele, Interessen sowie Überzeugungen ganz im Sinne des Betriebs zu bündeln? Die Antwort liegt auf der Hand: Mit einer effizienten Unternehmensverwaltung. Doch welche Faktoren können dazu letztendlich beitragen?
1. Kanäle für die interne Kommunikation schaffen
Eine offene und positive Unternehmenskultur fußt auf Austauschmöglichkeiten, die nicht nur auf den Wissens- oder Datentransfer ausgelegt sind, sondern auch Mitarbeitern untereinander einen unkomplizierten sowie zielgerichteten Dialog ermöglichen. Das verbessert zum einen die Zusammenarbeit, zum anderen steigern transparente Kanäle die Motivation der Angestellten, da sie so die Möglichkeit haben, als Teil eines großen Gebildes ihrer Stimme Ausdruck zu verleihen. Instrumente, welche die interne Kommunikation mit Blick auf die Verwaltung nachhaltig verbessern, sind zum Beispiel:
- Wikis
- Chat- und Messenger-Programme
- Intranet
- Newsletter
- Blogbereich auf der Webseite
Mit diesen Tools haben Mitarbeiter auf der einen Seite die Möglichkeit, ihre Gedanken und ihr Wissen nach außen zu vermitteln. Mit Hilfe von Storytelling können Firmen auf der anderen Seite die Leistungen ihrer Mitarbeiter in den Fokus von öffentlichen Beiträgen rücken. Dadurch fühlt sich die Belegschaft wahrgenommen. Schließlich ist die Top-Down Kommunikation nicht mehr zeitgemäß.
2. Verantwortlichkeiten klären
Nicht nur Projekte, auch grundlegende Entscheidungen geraten häufig ins Stocken, weil eine wichtige Frage nicht geklärt ist: Wer trägt überhaupt die Verantwortung? Dabei ist eine klare Antwort darauf essentiell. Denn nur, wenn alle Beteiligten wissen, was sie zu tun haben und an wen sie sich bei Problemen oder Uneinigkeiten wenden sollen, können Prozesse vorangetrieben werden. Unternehmen, die sich mit diesem Punkt nicht auseinandersetzen, kämpfen häufig mit unnötigen Diskussionen, die zusätzlich Zeit kosten. Um hier schnelle Entscheidungen herbeizuführen, dient als Eselsbrücke beispielsweise das DEMI-Modell (Durchführungs- und Ergebnisverantwortung, Mitarbeit, Informieren). Es unterstützt bei der Klärung von Verantwortlichkeiten, Teamaufstellung und der Verbreitung wichtiger Informationen.
3. Augen nach Innovationen offenhalten
Technologische Neuerungen werden bei ihrer Markteinführung oftmals recht kritisch beäugt. Der zunächst recht teure Anschaffungspreis sowie die noch unroutinierte Handhabung schrecken viele Führungspersonen davon ab, in Innovationen zu investieren. Zudem müssen eventuell noch Schulungen auf die Beine gestellt werden, um die Mitarbeiter mit neuen Workflows vertraut zu machen. Ein gutes Beispiel liefern Buchhaltungsprogramme. Obwohl es sie schon länger auf dem Markt gibt, haben in der Vergangenheit noch viele Firmen ihre Ein- und Ausgaben mit Zettel, Stift und Taschenrechner im Blick behalten. Die vielfältigen Einsatzgebiete einer Buchhaltungssoftware haben mittlerweile zahlreiche Skeptiker eines Besseren belehrt, sodass diese Tools speziell für größere Konzerne heute zur Grundausstattung gehören.
4. Flexible Arbeitskonzepte ausprobieren
Den Mitarbeitern wird heutzutage einiges abverlangt. Sie sollen stets Einsatz zeigen und jederzeit spontan und flexibel auf sich verändernde Arbeitsbedingungen reagieren. Von Verwaltungsseite ist das jedoch zu einseitig gedacht. Trotz einer hohen Einsatzbereitschaft treffen Mitarbeiter im Arbeitsalltag nach wie vor auf starre Strukturen, was zeigt, dass Flexibilität von Seiten vieler Unternehmen noch nicht selbst gelebt wird. Die Unternehmensverwaltung muss sich deshalb auch dem Wandel der Zeit anpassen. Da sollten Themen wie flexible Arbeitszeiten oder der Anspruch auf Homeoffice keine Zukunftsmusik mehr sein.
5. Den Weg für die Zukunft ebnen
Zwar ist die Gestaltung einer effizienten Unternehmensverwaltung eine komplexe Aufgabe, frischen Wind in bereits existierende Strukturen zu bringen, ist dennoch nicht unmöglich. Wenn die Verwaltungsetage auf innovative Kommunikationswege setzt und dabei ebenfalls die Mitarbeiter in den Fokus rückt, ist das die Basis für eine gute Zukunftsentwicklung.
